No faltan detalles a tener en cuenta cuando se es propietario de una pequeña empresa. Colocar en orden desde el principio los aspectos básicos de las prácticas contables, es decir, el seguimiento de los ingresos, gastos y costos; lo mantendrá alejado de las dificultades del papeleo y del flujo de efectivo.

«Usted puede salirse con la suya haciendo su propia contabilidad cuando recién ingresa al mundo de los negocios», asegura Maggie Kirkendall, contadora pública con sede en Nueva York. Asimismo, afirma que: «Una vez que esté listo para presentar su declaración de impuestos, se dará cuenta que no sabe lo suficiente y que no dedica parte de su tiempo para averiguarlo. Es ahí cuando se sugiere que contraten un servicio de contabilidad, de tal modo, que lo ayude a maximizar cualquier ventaja fiscal».

Las tarifas pueden ser muy costosas. Por eso, mientras tanto, considere la posibilidad de automatizar las prácticas contables con una de las muchas aplicaciones de software financiero disponibles, tales como: Xero, QuickBooks, FreshBooks o Wave. Elija el que más se adapte a sus necesidades y listo.

Es fundamental que toda compañía tenga un encargado que cumpla con las responsabilidades contables. Ya que lo ayudará a administrar sus operaciones, mientras previene una auditoría.

Para que avance hacia su objetivo y, por tanto, mejor su ganancia. Ponga en orden las prácticas que debe cumplir obligatoriamente siguiendo estos consejos esenciales:

 

1. Separe sus gastos personales y comerciales

Tenga una cuenta de ahorros y otra de crédito. Puesto que puede contribuir con  el ahorro de valiosas horas de trabajo. Especialmente cuando es el momento de hacer el recuento de los gastos deducibles. Si bien es difícil hacerlo en un principio, esta práctica le ahorrará grandes dolores de cabeza en el futuro.

 

2. Rastree todos los gastos

Etiquete y categorice cada gasto, revise su flujo de caja, o “estará obligado a perderse las deducciones y créditos fiscales», dice Kirkendall. Además, así como el dinero se acumula rápidamente, también se gasta con la misma velocidad.

Use sus tarjetas de crédito cuando realice sus compras y así no terminará con una billetera llena de recibos de papel por clasificar. Por lo contrario, ganará recompensas o devoluciones. Pero cuando el efectivo sea su única opción, archive copias digitales de los recibos en su programa de contabilidad.

Complemente esta información con la siguiente entrada: 8 pasos para tener una vida financiera organizada.

 

3. Registre todos los depósitos

Los préstamos e ingresos por ventas de dinero en efectivo, son fáciles de perder de vista. Lo cual puede conducir al pago de impuestos innecesarios sobre la renta. Por ello, mejor pregúntele a un contador sobre las mejores prácticas contables y acerca de los registros de depósitos, en lo que respecta a pequeñas empresas.

 

4. Entienda cuándo vale la pena pagar

Contratar a un contador profesional, incluso por unas pocas horas a la semana o al mes, puede hacer una gran diferencia. Ya que no solo sus registros estarán actualizados y ordenados, sino que además un profesional está mejor equipado para saber acerca de los posibles cargos o deducciones fiscales adicionales, para los cuales usted podría ser elegible.

«Conocer la terminología fundamental de la contabilidad puede ayudarlo a obtener ciertas ventajas, lo cual es lo que realmente importa desde un principio», añade Kirkendall. Asimismo, cuando contrate a un profesional de este rubro, asegúrese que él o ella, comunique todas las situaciones o problemas en un idioma que usted pueda entender.

 

5. Regularice la documentación

Organice su tiempo y responsabilidades en un calendario, de tal modo que pueda obtener la documentación necesaria y así, evite que se acumulen los recibos y las cuentas por cobrar facturadas. Es relevante que se asegure de cumplir con el tiempo que ha reservado.

 

6. Manténgase al tanto de los costos laborales

El pago a sus colaboradores, incluyéndose a usted mismo, puede ser su mayor gasto. Por ello, tome nota de las horas extras, ventajas y beneficios está ofreciendo para evitar pagar de más o menos.

 

7. Espere gastos mayores

La actualización de las computadoras, e reemplazo de los equipos y las fechas límite de impuestos no deben ser una sorpresa. Aunque las inversiones más grandes, se producen en los meses donde hay menor volumen de ventas. Así que, planifique los pagos que debe realizar con anticipación y, de ese modo, evite una crisis de liquidez.

 

8. Conserve los registros de inventario

Evite el extravío o robo de su mercancía, ya sea anotando las fechas y precios de compra o venta, y los números de inventario. Cuanto más organizado sea, le irá mucho mejor.

 

9. Seguimiento de facturas y cuentas por cobrar

El hecho de haber enviado una factura no significa que tenga que pagarla. Por eso evite excederse en el pago de los impuestos. Además, la aceptación de pagos en línea y el uso de un software de contabilidad (basado en la nube) lo puede ayudar a automatizar el proceso.

 

Las finanzas son la columna vertebral de cualquier negocio, por lo que aprender buenas prácticas de contabilidad es de gran necesidad. Para ello, contáctese con un contador y pregúntele por dónde le recomienda iniciar.

 

Artículo traducido y adaptado de Fundera.